Applicant Tracking System (ATS) เครื่องมือที่ HR และ Recruiter ต้องรู้จัก!

ในบทความก่อนหน้านี้เรามีการพูดถึง Applicant Tracking System หรือ ATS ในบทความ “ATS Resume คืออะไรแล้วทำไมถึงสำคัญ?” ซึ่งเป็นในมุมของผู้สมัคร แต่ในบทความนี้เราจะมาอธิบายแบบลงรายละเอียดเลยว่า ระบบ ATS เนี่ยคืออะไร แล้วมันจะเข้ามามีส่วนช่วยเหลือในองค์กรของเรายังไงได้บ้าง

ทำความรู้จักกับ Applicant Tracking System

ปัจจุบันที่เทคโนโลยี และ AI เข้ามามีบทบาทในทุกๆส่วนขององค์กร ไม่เว้นแม้แต่แผนก HR หรือ Recruiter ที่ได้เอาระบบซอฟต์แวร์ หรือ AI เข้ามาช่วยคัดผู้สมัครในตำแหน่งต่างๆของบริษัท เพื่อให้เจอผู้สมัครที่มีคุณสมบัติตรงตามที่องค์กรต้องการมากที่สุด และลดเวลาการทำงานให้ฝั่ง HR หรือ Recruiter

ซึ่งซอฟต์แวร์นี้เราเรียกว่า ATS หรือ Applicant Tracking System คือซอฟต์แวร์ที่แผนก HR หรือ Recruiter ใช้เพื่อคัดเลือกเรซูเม่ของผู้สมัครในตำแหน่งต่างๆ ซึ่งระบบของ ATS จะเข้ามาช่วยตั้งแต่การ รับสมัคร การเก็บข้อมูลผู้สมัคร ติดตามขั้นตอนต่างๆ ไปจนถึงการทำรายงานและวิเคราะห์

คุณสมบัติเด่นของ ATS มีอะไรบ้าง

1.คัดเลือกเรซูเม่ที่ตรงกับความต้องการขององค์กร (Resume Parsing and Keyword Matching)

ระบบซอฟต์แวร์ ATS จะเข้ามาช่วยในการคัดเลือกเรซูเม่ของผู้สมัคร ซึ่งตัวระบบจะจับคู่คีย์เวิร์ดจากรายละเอียดของงานในแต่ละตำแหน่ง (Job Description) เปรียบเทียบกับเรซูเม่ของผู้สมัคร ถ้ามีคีย์เวิร์ดของตำแหน่งงานตรงกันกับเรซูเม่ เรซูเม่ของผู้สมัครจะถูกเก็บและส่งต่อไปในขั้นตอนต่อไป แต่หากไม่ตรงก็จะถูกคัดออก ระบบนี้จะช่วยลดเวลาการทำงานของทีม HR และ Recruiter ในการคัดเลือกและกรองเรซูเม่ของผู้สมัครในขั้นแรก

2.สร้างฐานข้อมูลของผู้สมัคร (Candidate Database)

นอกจากจะคัดกรองเรซูเม่แล้วระบบซอฟต์แวร์ ATS ยังสามารถจัดเก็บเรซูเม่ของผู้สมัครไว้ในฐานข้อมูลของระบบ เพื่อง่ายต่อการจัดเก็บและเรียกดูข้อมูลและเรซูเม่ของผู้สมัครในอนาคต พร้อมทั้งยังสามารถกำหนดสถานะให้กับเรซูเม่ของผู้สมัครได้ตามที่ต้องการ เช่น potential, no potential เป็นต้น เพื่อให้การทำงานของ HR หรือ Recruiter ง่ายต่อการกรองเรซูเม่และติดต่อกลับในอนาคต

3.สื่อสารและโต้ตอบกับผู้สมัครแบบอัตโนมัติ (Automated Communication with Candidates)

แน่นอนว่า HR หรือ Recruiter ไม่ได้มีหน้าที่แค่หาผู้สมัครในตำแหน่งต่างๆอย่างเดียว พวกเขายังมีหน้าที่รับผิดชอบด้านอื่นๆอีกด้วย ทั้งนี้อาจจะทำให้ตกหล่นในการติดต่อกับผู้สมัคร จึงอาจจะทำให้ขั้นตอนต่างๆล่าช้าตามไปด้วย ระบบ ATS นั้นสามารถเข้ามาช่วยลดปัญหาในจุดนี้ได้ ซึ่งทาง HR หรือ Recruiter สามารถตั้งค่าให้ระบบนั้นตอบกลับอีเมลของผู้สมัครอัตโนมัติตามขั้นตอนได้ และยังสามารถตั้งค่าให้ระบบส่งอีเมลให้ผู้สมัครทราบถึงสถานะปัจจุบันว่าปัจจุบันถึงขั้นตอนไหนของการรับสมัคร เป็นต้น

4.เชื่อมต่อข้อมูลกับเครื่องมืออื่นๆ (Third-Party tools integrate)

อีกหนึ่งคุณสมบัติที่ระบบซอฟต์แวร์ ATS มีบทบาทสำคัญของ HR และ Recruiter คือสามารถเชื่อมข้อมูลหรือรายละเอียดการเปิดรับสมัครงานในตำแหน่งต่างๆ ไปยังแพรทฟอร์มอื่นๆ เช่น LinkedIn, Facebook, Twtier และอื่นๆ แบบอัตโนมัติ

5.สร้างรายงานและวิเคราะห์ (Reporting and Analytics Capabilities)

จากคุณสมบัติต่างๆที่ได้พูดมาข้างต้นระบบ ATS สามารถนำข้อมูลต่างๆมาสร้างเป็นกราฟและแดชบอร์ดรูปแบบต่างๆเพื่อทำการวิเคราะห์และสรุปผลได้

ถ้าหากต้องการอ่านเกี่ยวกับระบบ ATS อย่างละเอียดสามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่ HREX.ASIA

6.ประยุกต์ใช้ปัญญาประดิษเพิ่มความแม่นยำและลดคติในการเลือก

ในปัจจุบันทุกเทคโนโลยีหนีไม่พ้นการใช้เทคโนโลยี AI เข้ามาประยุกต์ใช้กับระบบ ATS เพื่อค้นหาผู้สมัครที่มีความสามารถตามที่องค์กรต้องการได้แม่นยำยิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถระบุผู้สมัครที่มีศักยภาพที่โดดเด่นกว่าผู้สมัครคนอื่นได้ และสุดท้าย AI จะเข้ามาช่วยในการสรุปผลรายงานและวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆในระบบของ ATS

และอีกสิ่งนึงที่เป็นเรื่องสำคัญในการรับสมัครพนักงานคืออคติ HR หรือ Recruiter บางคนยังใช้ความคิดเห็นส่วนตัวในการคัดเลือก ซึ่งถ้ามีการประยุกค์ใช้ AI เข้ากับระบบ ATS ระบบจะเลือกผู้สมัครจากความสามารถที่องค์กรต้องการโดยไม่มีอคติ

สรุป

ปัจจุบันองค์กรหรือบริษัทส่วนใหญ่ได้นำเอา ATS เข้ามาใช้เพื่อทำให้การรับสมัครพนักงานดำเนินไปอย่างราบรื่นและได้ผู้สมัครที่ตรงตามที่องค์กรต้องการในตำแหน่งต่างๆ โดย ATS เข้ามาช่วยลดการตกหล่นหรือข้อผิดพลาดของ HR หรือ Recruiter (Human Error) ที่อาจจะเกิดขึ้นและเข้ามาช่วยลดอคติจากการเลือกผู้สมัครของ HR หรือ Recruiter

ทั้งนี้นอกจาก HR หรือ Recruiter พนักงานเองควรเริ่มศึกษาและเข้าใจระบบ ATS เพื่อที่จะทำเรซูเม่ให้ถูกหลักของระบบ ATS เพื่อไม่ให้พลาดโอกาสที่จะได้งานในตำแหน่งที่ต้องการ

บทความที่เกี่ยวข้อง ATS Resume คืออะไรแล้วทำไมถึงสำคัญ?