เคล็ดลับเตรียมตัว Work From Home ทำงานที่บ้านให้มีประสิทธิภาพ

ในปัจจุบันหลายๆบริษัทยังมีนโยบาย Work From Home อยู่ ซึ่งการ Work From Home คือการที่บริษัทอนุญาติให้พนักงานทำงานที่ได้รับมอบหมายที่บ้านของพนักงานได้โดยไม่ต้องเข้าออฟฟิศ

ในบทความนี้เราจะมาดูว่า การที่พนักงานคนนึงต้อง Work From Home นั้น มีสิ่งสำคัญอะไรบ้างที่พนักงานต้องจัดเตรียม เพื่อทำให้การ Work From Home ของตัวพนักงานราบรื่นและมีประสิทธิภาพเหมือนเวลาที่ทำงานที่ออฟฟิศ

สิ่งสำคัญที่ต้องเตรียมก่อน Work From Home

ปรับทัศนคติในการทำงานเมื่อต้อง Work From Home

การ Work From Home ไม่ใช่การพักผ่อนหรือการทำงานที่น้อยลง แต่เป็นการทำงานที่ได้รับมอบหมายตามปกติแต่เปลี่ยนสถานที่จากออฟฟิศเป็นบ้าน พนักงานยังต้องทำงานที่ได้รับมอบหมายเหมือนตอนที่ทำงานที่ออฟฟิศตามปกติ

ซึ่งหากพนักงานที่จำเป็นต้องดูแลคนในครอบครัวไปด้วย ต้องวางแผนการทำงานให้ชัดเจนและจำเป็นต้องพูดคุยกับคนในบ้านให้เข้าใจตรงกันว่าการ Work From Home คืออะไรและต้องขอพื้นที่ความเป็นส่วนตัวเพื่อจะได้ทำงานได้อย่างเต็มที่และมีประสิทธิภาพในช่วงเวลาของการทำงาน

สร้างบรรยากาศในบ้านให้เหมือนอยู่ออฟิศ (Setting Up Your Home Office)

แน่นอนว่าปัญหาอีกอย่างของการ Work From Home คือการถูกรบกวนจากสิ่งต่างๆรอบตัวไม่ว่าจะเป็นเพื่อนบ้าน คนในบ้าน สัตว์เลี้ยง หรือแม้กระทั่งเตียงนอน ทำให้พนักงานไม่มีสมาธิและไม่สามารถจดจ่อหรือทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ดังนั้นสิ่งที่พนักงานควรจะทำคือการจัดพื้นที่ทำงานให้เหมาะสมและต้องเป็นสถานที่ที่มีสิ่งรบกวนหรือสิ่งที่ดึงดูดความสนใจให้น้อยที่สุดและมีความเป็นส่วนตัวมากที่สุด อาจจะเป็นห้องส่วนตัว มุมที่แยกออกจากจุดที่มีสิ่งรบกวน หรือแม้กระทั่งออกไปทำงานที่ร้านกาแฟ ส่วนกลางคอนโดหรือห้องสมุด เพื่อให้พนักงานสามารถจดจ่อกับงานและใช้สมาธิในการทำง่นได้อย่างเต็มที่

การสื่อสาร (Communication)

นอกจากเรื่องของพื้นที่แล้วเรื่องการสื่อสารและสัญญาณอินเตอร์เน็ตก็เป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากพนักงานทำงานในสถานที่ที่ต่างกันกับเพื่อนร่วมงาน ทำให้การติดต่อสื่อสารกันนั้นยากกว่าการที่พนักงานและเพื่อนร่วมงานทำงานในสถานที่เดียวกัน พนักงานที่ Work From Home นั้นต้องเตรียมพร้อมและคอยตรวจเช็คข้อความ ตารางการประชุมและการติดต่อจากเพื่อนร่วมงานอยู่ตลอดเวลา

เพื่อให้การทำงานดำเนินไปอย่างราบรื่นและไม่ตกหล่น ถ้าหากจำเป็นต้องไปทำงานนอกสถานที่จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ชัดว่ามีสัญญาณอินเตอร์เน็ตที่สามารถใช้ทำงานและใช้ในการประชุมได้อย่างไม่สดุดและไม่ขาดการเชื่อมต่อหรือสัญญาณไม่ดี

ความปลอดภัยของอุปกรณ์และข้อมูลของบริษัท (Security of Facilities and Data)

ในปัจจุบันที่ข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญบวกกับมีผู้ไม่หวังดีมากมายที่คอยจะดึงข้อมูลของบริษัทไปใช้งานในทางที่ผิด พนักงานที่ Work From Home ต้องคอยตรวจเช็คความปลอดภัยของข้อมูลของบริษัทและในกรณีที่พนักงานใช้คอมพิวเตอร์ส่วนตัวในการทำงาน ต้องคอยตรวจเช็คและต้องระมัดระวังเรื่องการดึงข้อมูลและใช้ข้อมูลของบริษัทที่เป็นความลับ

ต้องคอยตรวจเช็คโปรแกรมป้องกันไวรัสอยู่บ่อยๆเพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลของบริษัทถูกผู้ไม่หวังดีขโมยไปใช้และไม่ควรใช้สัญญาณอินเตอร์ที่ไม่รู้จัก ทั้งนี้ยังต้องระวังเรื่องการแชร์และส่งต่อข้อมูลที่เป็นความลับของบริษัทให้ตรวจสอบชื่อผู้รับข้อมูลทุกครั้งก่อนส่ง

ความเหมาะสม (Proper)

เนื่องจาก Work From Home ทำให้พนักงานไม่ต้องใช้เวลาเดินทางเยอะ ทำให้พนักงานบางคนอาจจะตื่นและเริ่มทำงานทันที ซึ่งพนักงานบางคนอาจจะใส่ชุดไม่เหมาะสมในการทำงานตั้งแต่เริ่มงานจนถึงเลิกงานซึ่งเป็นสิ่งที่สามารถทำได้แต่อาจจะไม่เหมาะสม

ซึ่งถ้ามีการประชุมที่ไม่ได้นัดล่วงหน้าเข้ามาอาจจะทำให้ต้องใช้เวลาในการเตรียมตัวและอาจจะทำให้เข้าประชุมล่าช้า ซึ่งพนักงานที่ Work From Home ควรเตรียมตัวให้พร้อมในการทำงานและแต่งตัวให้เหมาะสมเพื่อพร้อมสำหรับการประชุมที่อาจจะเข้ามาทุกเวลา

สรุป

สุดท้ายนี้ การทำงานจากบ้านไม่ได้หมายความถึงการลดลงของประสิทธิภาพ แต่เป็นการเปิดโอกาสให้พนักงานสามารถทำงานได้ในสภาพแวดล้อมที่ต่างออกไป หากพนักงานสามารถปรับตัวและจัดการกับความท้าทายเหล่านี้ได้อย่างเหมาะสม พนักงานก็จะสามารถสร้างสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัวได้อย่างมีประสิทธิภาพและความสุขในการทำงานไม่ว่าที่ไหนก็ตาม